Refill

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Situation

Refill arbeitet an einem Refill-Station-Konzept und wollte vor den nächsten Wachstumsentscheidungen eine Frage sauber beantworten: Welche wirtschaftlichen Annahmen müssen erfüllt sein, damit eine Station profitabel läuft – und wie sieht ein realistischer Skalierungspfad aus? Im Fokus standen vier Ziele:

• Kostenstruktur je Refill-Station transparent abbilden.
• Revenue-Potenzial & Pricing-Szenarien auf einer Beispiel-Location modellieren.
• Break-even und erforderliche Auslastung bestimmen.
• Empfehlungen für Profitabilität & Funding-Readiness ableiten.

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Kosten- & Unit-Economics-Modell

BCA entwickelte eine End-to-End Financial-Feasibility-Story: von der Kostenlogik über Unit Economics bis zur Pilot-Roadmap und Skalierungsentscheidung. Initial- und Operating Costs wurden strukturiert aufgeschlüsselt (inkl. Fixed/Variable Costs) und als Basis für Deckungsbeiträge genutzt. Beispielhafte Modellwerte: Initial Invest (1 Machine) €2.846, 10 Machines €12.887, Fixed Costs €470/Monat (Rent/Electricity, Storage, Repairs, Insurance), Contribution Margin €1,56/L (Eco) vs. €1,22/L (Regular).

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Break-even & Payback-Logik

Auf Basis der Unit Economics wurde der Break-even je Produktlinie hergeleitet (im Modell nahe 300 Einheiten/Liter pro Monat). Zusätzlich wurde die CAPEX-Payback-Schwelle quantifiziert: Payback Volume Eco 1.826 L, Regular 2.333 L; Payback Break-even Equivalent Eco 6,04 Monate, Regular 7,96 Monate.

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Umsatz-Szenarien & Sensitivitäten

Die Umsatzseite wurde als Low/Mid/High Case modelliert, explizit sensitiv auf Footfall, Adoption Rates und nachhaltigkeitsgetriebene Kaufbereitschaft:

• Low Case: ~€693/Monat
• Mid Case: ~€1.395/Monat (nahe Break-even)
• High Case: >€2.079/Monat

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Risiko- und Umsetzungsblick

Neben Zahlen wurde eine Risiko-Perspektive explizit adressiert (u. a. Value-Action-Gap, operative/Haftungsrisiken, Wettbewerbsdynamiken, niedrige Markenloyalität). Daraus wurden priorisierte Maßnahmen abgeleitet:

• Location-Strategie optimieren: high-footfall & sustainability-oriented, Rent-Zielwert < €300/Monat, maximale Sichtbarkeit.
• Produkt-/Pricing-Fokus: Eco Soap für schnelleren Payback, Bundles zur Basket-Size-Erhöhung.
• Operational Excellence & Skalierung: standardisierte Cleaning/Maintenance, Remote Monitoring, CAPEX-Vorteile durch Bulk Purchases.

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Pilot-Roadmap

Um die Analyse in Entscheidungen zu übersetzen, entstand eine indikative Pilot-Roadmap: von Vorbereitung über Testphase bis zur Scale-vs.-Relocate-Entscheidung (inkl. Optimierungs- und Analysephase). Die Logik: If revenue meets expectations → scale, else → relocate/rework.

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Impact

Refill erhielt eine klare, realistische finanzielle Grundlage, um die nächsten Schritte (Pilot, Standortwahl, Preis-/Produktfokus, Skalierung) fundiert zu entscheiden – inklusive konkreter Schwellenwerte und einer belastbaren Entscheidungslogik.